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Actualizado el 17.09.2019

Auditoría de seguridad y conformidad
(GoBD y GDPdU)

Instalación y bases de datos

mensajes de correo electrónico absorber directamente desde Outlook

Número de artículo: #RPOHD3864

Die Version PaperOffice 2014 Stealth unterstützt die direkte Aufnahme von Emails aus Outlook 2007 und 2010.

Dabei wird nicht nur die E-Mail direkt in PaperOffice aufgenommen, sondern auch alle vorhandenen Emailanlagen werden automatisch extrahiert, als einzelne Objekte in die Dokumentenmappe aufgenommen und für die Volltextsuche indexiert.

Um eine E-Mail direkt aus Outlook zu übergeben, markieren Sie diese und klicken anschließend auf den Knopf "PaperOffice":

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass eine reibungslose Integration von PaperOffice AddIns in Microsoft Office Produkte nur dann gewährleistet wird, wenn die jeweiligen Microsoft Office Programme (Word, Excel, Outlook) mit Administratorenrechten gestartet werden.

Für die Archivierung Ihrer Emails unter anderen Versionen (ausser Stealth), gehen Sie wie folgt vor:

1. Archivierung von Emails über ContextMenu "in PaperOffice aufnehmen"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Ziehen Sie diese Email in einen beliebigen Ordner rein.
Klicken Sie mit Ihren rechten Maustaste auf die Datei und wählen "in PaperOffice aufnehmen" aus.
Der PaperOffice Exchange Dialog geht auf, Sie können nun Ihre Angaben modifizieren und in PaperOffice archivieren.

2. Archivierung von Emails über "Verzeichnisüberwachung"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Legen Sie einen Ordner an, der von PaperOffice überwacht wird. Gehen Sie dafür auf PaperOffice Start - "Verzeichnisüberwachung.
Fügen Sie den Ordner hinzu, den Sie für die Überwachung ausgewählt haben, indem Sie auf "Hinzufügen" klicken und weisen eine Regel hinzu, wie z.B "Automatische Dokumentmappe".
Speichern Ihre Angaben.
Ziehen Sie nun Ihre Emails in diesen überwachbaren Ordner rein - diese werden automatisch in PaperOffice archiviert.


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Falta el botón de envío "PaperOffice" en Outlook, Word o Excel

Número de artículo: #RPOHD3956

Tenga en cuenta que el botón de envío "Enviar a PaperOffice" solo está disponible en Outlook, Word o Excel para la versión actual de PaperOffice 2019.
Si Windows no instaló o eliminó los complementos de Office, puede volver a instalarlos de la siguiente manera:
1. Cierre Outlook, Word y Excel. También asegúrese de que no haya ningún proceso oculto de Office activo (Administrador de tareas)
2. Ejecute el siguiente archivo: C: /PaperOffice/bin/com.paperoffice.addinsetup.application
3. Haga clic en "Registrar"
4. Después de un registro exitoso, inicie Outlook y verifique si el botón de transferencia está disponible.


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Configuraciones y Administración

Licencias y costos

¿Puedo conectar documentos a contactos y direcciones?

Número de artículo: #RPOHD14904

Sí. Los documentos se pueden vincular fácilmente a contactos existentes. La gestión de contactos integrada es incluso compatible con la red, de modo que todos los usuarios de la red pueden acceder a este grupo de direcciones y sus documentos asociados. Haga clic derecho en cualquier documento ya registrado en PaperOffice y seleccione "Conectar con un contacto".

Seleccione un contacto existente de la lista o haga clic en "Crear nuevo contacto" y cree un nuevo contacto.
Ahora haga clic en el botón verde "Conecte el contacto seleccionado al documento actual": ahora el documento está conectado al contacto que acaba de seleccionar. Puede conectar varios contactos al mismo documento repitiendo los pasos anteriores.
Para desconectarse, seleccione el documento en la lista de documentos y llame al menú contextual, seleccione el elemento "Desconectar contacto". Ahora haga clic en el botón naranja "Desconectar del documento actual": la conexión se ha desconectado.


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¿Cómo agrego documentos desde el sistema de archivos?

Número de artículo: #RPOHD22448

Primero, seleccione la carpeta (izquierda) a la que desea agregar el documento. Ahora puede arrastrar el documento deseado o varios documentos y soltarlo en la superficie de PaperOffice.

Sugerencia: Si no desea procesar los documentos a través de PIA (PaperOffice Intelligent File) y analizarlos, sino solo almacenarlos en una carpeta, marque la carpeta de antemano, seleccione el modo "Guardar todos los documentos en primer plano", arrastre el documento o documentos y colóquelos en la superficie de PaperOffice. Estos se procesan en segundo plano y se agregan automáticamente a la carpeta seleccionada anteriormente.


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Base de datos, carpetas, documentos y carpetas de documentos: ¿cómo se estructura el programa?

Número de artículo: #RPOHD18584

That's very easily explained:
All virtual folders (left) contain documents, which are displayed in the document list (in the middle). The documents are stored encrypted in a mySQL database (if your documents are saved under "My PaperOffice Documents") locally, which in turn can be compared with your current filing cabinet. Or unencrypted directly on your drive (if you save your documents under "My Windows Documents") Of course, you can also add a subfolder to each folder. Just as you are used to from your Windows Explorer.

Documents can be saved individually in your folders or even linked through a document folder. This allows you to connect multiple documents that belong to a business transaction to one document folder. These documents will continue to be stored individually in PaperOffice, they only make a connection between each other.


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¿Cuántos documentos puedo almacenar en PaperOffice?

Número de artículo: #RPOHD15824

PaperOffice es técnicamente escalado por las llamadas licencias de tiempo de ejecución. Por lo tanto, la estructura de base de datos requerida siempre se adapta a los requisitos para que los usuarios ya no tengan que pagar según sea necesario. Los llamados "límites de uso justo" se usan para prevenir el abuso masivo.


PaperOffice tiene un "límite de uso justo" extremadamente alto de 250,000 documentos para cada usuario individual dentro de PaperOffice Red de equipos (p. Ej., 5x PaperOffice Team - 5x 250,000 documentos = 1,250,000 documentos), 50,000 documentos en PaperOffice One y 100,000 documentos en PaperOffice Plus.


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¿Cómo funciona el reconocimiento de texto para mis documentos?

Número de artículo: #RPOHD14076

Todos los documentos y archivos añadidos a PaperOffice son completamente reconocidos por el reconocimiento de texto incorporado SmartSpell OCR y corregidos por extensos diccionarios internos.

Esto funciona con todos los documentos en papel escaneados o fotografiados, así como con los formatos de archivo más populares (PDF, DOC, XLS, ...) o impresiones a través de la impresora virtual integrada.

La descomposición del texto sin formato y la búsqueda de palabras clave de PaperOffice le permiten buscar todos sus datos para cada término de búsqueda en cuestión de segundos.

SmartSpell supports más de 160 idiomas, y también convierte todos los documentos escaneados en archivos PDF / A con capacidad de búsqueda para el archivo a largo plazo.


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¿Cómo actualizo manualmente el reconocimiento de texto (OCR) de los documentos?

Número de artículo: #RPOHD4232

Para actualizar el reconocimiento de texto manualmente o, si no está presente, para volver a crearlo, seleccione el documento apropiado y haga clic derecho en la entrada del documento, se abrirá el menú contextual.

  1. Seleccione "Recrea reconocimiento de texto": el reconocimiento de texto se volverá a crear de inmediato


Tenga en cuenta que para los documentos versionados, el reconocimiento de texto se recrea para todas las versiones.


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Interfaz y puntos de vista

Documentos y propiedades del documento

Soluciones a problemas

¿Qué es una vista previa del documento y dónde puedo encontrarlo?

Número de artículo: #RPOHD3404

Cada documento agregado en PaperOffice se procesa para crear una vista previa de cada página del documento y mostrarlo.
Haga clic en cualquier documento de la lista de documentos; la vista previa del documento grande se muestra a la derecha. Justo al lado, las miniaturas de todas las demás páginas, si se trata de un documento de varias páginas. Haga clic en una de las miniaturas y el lado en el que se hizo clic también se mostrará como una gran vista previa.


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¿Se muestra una vista previa del documento en todas las páginas del documento?

Número de artículo: #RPOHD3496

Se realizan vistas previas de todas las páginas que contienen su documento. Si hace clic en la miniatura (a la derecha de la vista lateral grande) de las páginas, se mostrarán como una miniatura grande.


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¿Qué símbolos se muestran junto a la vista previa del documento y qué otras opciones puedo realizar?

Número de artículo: #RPOHD3588

Various document options are displayed next to the document previews, click on one of the options to perform advanced functions or see specify information for this document.

  • "Rotate page" - rotates the preview page 180 degrees.
  • "Send as PDF file with Outlook" - opens Outlook and hangs the currently selected document as an attachment to the email.
  • "Print document" - opens the current original file and displays the print dialog.
  • "Open file in PDF format" - opens the file in PDF format with the PaperOffice PDF Viewer.
  • "Text recognition" - left-click opens the recognized text recognition of the selected document page.
  • "Contacts connected to this document" - if contacts have been connected to this document, the number of connected contacts will be displayed here. Click on the symbol and the contact management opens, the corresponding contact is marked. If no contact has been connected, you can still click on the icon and connect this document to a contact."
  • "Notes stored for this document" - if notes have been deposited for this document, a number will also be displayed as for the contacts. Click on the icon and the note deposited for the document will be displayed. If there is no note, you can also click on the icon as with contacts and then save a new note for the document.
  • "Appointment tasks stored for this document" - if tasks have been specified for this document, a number will be displayed as for the contacts. Click on the icon and the task stored for the document will be displayed. If there is no task, you can also click on the icon as with contacts and then create a new task for the document.
  • "Version history" - if this document has multiple versions, it indicates the number of versions. You can click the icon and view the version history in version control. You exit the mode by clicking on the "Close" symbol.


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¿Puedo almacenar notas y comentarios en la vista previa del documento, también están visibles en el documento original?

Número de artículo: #RPOHD20976

Puede dejar notas, tareas en las notas en cualquier página de la vista previa del documento. Además, se pueden agregar varias notas a cada página del documento.
Además, los comentarios en forma de post-it amarillos se pueden depositar para todo el documento.
El documento original NO será cambiado.


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Paquete de actualización y soporte (USP)

Mi escáner no es compatible con TWAIN. ¿Cómo puedo seguir escaneando o agregando los documentos en PaperOffice?

Número de artículo: #RPOHD14260

Si su escáner no es compatible con TWAIN, también puede usar escáneres con un controlador WIA, porque PaperOffice es compatible con los escáneres TWAIN y WIA.

Otra forma de guardar los documentos en PaperOffice, que ya tiene en su PC en formato digital, es simplemente arrastrar y soltar los archivos en la interfaz de PaperOffice.

También puede supervisar un directorio para un archivo que luego puede editar en ScanConnect. Para habilitar esta opción, haga clic en el icono "+" en la barra de menú superior y seleccione "Documento en papel". Luego seleccione la segunda entrada "Directorio (Scan2Folder)". Luego configure el directorio deseado, que es monitoreado por PaperOffice o seleccione un directorio existente. Luego haga clic en "Iniciar escaneo" para activar el monitoreo. Tan pronto como aparece un archivo en este directorio, PaperOffice lo adopta automáticamente. Para habilitar la supervisión múltiple permanente, use la supervisión general de directorios en su configuración. Sin embargo, tenga en cuenta que este monitoreo no se realiza a través de ScanConnect.


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¿Qué programa debería elegir para un escaneo óptimo?

Número de artículo: #RPOHD16192

Para un proceso de escaneo óptimo, PaperOffice ofrece tres programas automáticos optimizados, además del software original del fabricante.
Para abrir la ventana correspondiente, haga clic en el símbolo "+" en la barra de menú superior y seleccione "Documento en papel". Primero selecciona un escáner. Tenga en cuenta que los escáneres instalados que son compatibles con TWAIN se muestran automáticamente.
Luego seleccione la entrada apropiada en el área de Programa:
1. Original: explora el software del fabricante y pasa el escaneo completado a ScanConnect. El fabricante del escáner ofrece todas las configuraciones de calidad al seleccionar este programa. Seleccione esta opción si 3 más no cumplen con sus requisitos
2. Documentos de texto (programa automático de PaperOffice): escanea sus documentos en blanco y negro y 600 ppp, optimiza el escaneo en busca de texto, códigos QR y reconocimiento de códigos de barras. Ideal para escanear documentos de texto
3. Documentos (programa automático de PaperOffice): escanea sus documentos en escala de grises y 300 ppp, la optimización del escaneo se realiza para gráficos e imágenes. Ideal para escanear documentos
4. Documentos coloreados (programa automático de PaperOffice): escanea sus documentos en color y 300 ppp, la optimización del escaneo se realiza para gráficos e imágenes. Ideal para escanear documentos en color


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¿Cómo funciona el escaneo con ScanConnect?

Número de artículo: #RPOHD4324

Mit Hilfe des ScanConnect haben Sie vielseitige Möglichkeiten Ihre Dokumente in PaperOffice einzuscannen oder vorhandene Dokumente von Ihrer Festplatte einzulesen.Hierbei können Sie direkt aus Ihrer Dokumentmappe auf den ScanConnect zugreifen.
Öffnen Sie hierfür die von Ihnen ausgewählte Dokumentmappe, gehen Sie auf den Reiter "Objektverwaltung" und wählen die Funktion "Scanner" aus.

Um den obigen Vorgang zu beschleunigen oder keine explizite Dokumentmappe auszuwählen, sondern eine neue zu erstellen, klicken Sie in Ihr PaperOffice Menü  wählen Sie die Funktion "Neue Dokumente einscannen" aus oder drücken Sie einfach die F5 Taste.Um ein neues Scandokument direkt in die PaperOffice Sammelablage einzufügen, öffnen Sie die Sammelablage und klicken auf "Neu" und danach auf "Papierdokumente einscannen".ScanConnect öffnet sich.

Da die Funktionen des ScanConnect sehr umfangreich sind, werden jeweilige Einstellungen und Optionen für einen automatisierten Arbeitsablauf detailliert dargestellt:

1. Sie können mit Hilfe des ScanConnects Ihr eigenes Profil anlegen. Diese Lösung ist sehr hilfreich, wenn Sie öfters verschiedene Dokumente und Dateien einscannen und nicht jedes Mal Einstellungen hierfür ändern wollen

Gehen Sie hierfür auf "Neues Profil anlegen", geben Sie eine "Bezeichnung für Ihr neues Profil" an z.B. "Digitalfoto einscannen" oder "Dokument schwarz/weiss archivieren".

Wählen Sie danach die am besten geeigneten Grundeinstellungen für Ihr neu erstelltes Profil, wie z.B. für schwarz/weiss Dokumente Farbmodus "Graustufen" oder eine niedrigere Qualitätseinstellung, aus und klicken auf "Profileinstellungen speichern".
2. Weiter können Sie folgende Grundeinstellungen für einen reibungslosen Scanablauf in PaperOffice in Anspruch nehmen: Sie haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Scanner auszuwählen, hierfür wählen Sie einfach den aufgelisteten Scanner aus oder Ihre Dokumente oder Dateien aus einem Verzeichnis auszuwählen, dabei können Sie bereits früher eingescannte oder gespeicherte Dateien im ScanConnector aufrufen, verändern und in Dokumentmappen speichern.
Dabei empfehlen wir Ihnen einen extra Ordner für Ihre Dateien und Dokumente anzulegen, da das Programm ScanConnect Ihren kompletten Ordner nach Dateien durchsucht und bei hoher Anzahl an Dokumenten und nicht kompatiblen Formaten abstürzen könnte. Für einen reibungslosen Ablauf sollte zudem die Anzahl der Dokumente in diesem Ordner 20 Dateien/Dokumente nicht übersteigen.

Zudem haben Sie eine Auswahl an folgenden Einstellungen für Ihre Scan Dateien:

  • "Ränder automatisch beschneiden" (um schwarze Ränder zu beschneiden, die nicht in Ihrem Dokument zu sehen sein sollten)
  • "Automatisch anpassen" (falls Ihr Dokument beim Einscannen falsch ausgerichtet wurde)
  • "Leere Seiten ignorieren" (um leere Seiten in Ihren Dokumenten zu verhindern)
  • Option "Duplex-Scan" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, werden Ihre Dokumente automatisch beidseitig gescannt)
  • Option "ADF aktivieren" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, wird der automatisch Dokumenteneinzug für mehrere Papierseiten aktiviert)
  • Option "Sammel-Scan" (Aktivieren Sie diese Option, falls Ihr Scanner keine ADF-Funktion unterstützt und Sie manuell mehrere Seiten nacheinander scannen möchten. PaperOffice fragt Sie nach jedem Scanvorgang, ob Sie eine weitere Seite einscannen möchten)
  • Option "Originale Herstellersoftware benutzen" (PaperOffice wird versuchen das Papierdokument direkt über Ihre installierte Herstellersoftware zu scannen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen in Ihrer Scansoftware vorzunehmen sind und hier definierte Option nicht beachtet werden. Zudem muss Ihre Scanner Software die aktuellen Übergabenormen erfüllen)

Setzen Sie Häkchen zu den jeweiligen Einstellungen, die Ihren Vorgaben entsprechen, und klicken auf "Scanvorgang starten".
Nachdem Ihre Dokumente und Dateien nach Ihrem ausgewählten Prinzip eingescannt oder vorgegebenen Ordner geholt wurden, erscheinen diese im Vorschaufenster.

Sie können nun, nach einem Klick mit der linken Maustaste auf das jeweilige Dokument, folgende Dokumenteigenschaften ändern:

Eigenschaften (markierte Seite)

Bezeichnung:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein, diese erscheint später im FlipView. Tip: Geben Sie bei der Objekt-Bezeichnung einfach "Dokumentseite %seite von %seitenanzahl" ein und PaperOffice nummeriert ganz automatisiert Ihre Dokumente der Reihenfolge nach.

Bearbeiten (markierte Seite)

Option "Speichern als":
Sie können für jede einzelne Seite das Ausgabeformat festlegen. Wählen Sie hier das gewünschte Ausgabeformat, in welchem PaperOffice Ihr Scandokument speichert:
  • PDF/A
  • TIF
  • JPEG
  • BMP
Zudem können Optionen, wie "Farbmodus" und "Drehen" ausgewählt werden, die Vorschau Ihrer Bearbeitungen des Dokumentes, finden Sie indem Sie die "Vorschau der Bearbeitung" öffnen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.
Option "Helligkeit / Kontrast":

Wählen Sie hier, ob Ihr Dokument etwas aufgehellt oder der Kontrast umgestellt werden sollte. Um Die Änderungen live zu sehen, klicken Sie auf "Vorschau" - eine Miniaturansicht Ihres Dokumentes wird mit den jeweiligen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.

Option "Kompression":

Wählen Sie hier, in wie weit Ihr Scandokument komprimiert wird (nur bei JPEG). Beachten Sie bitte, das evtl. dieser Wert automatisch während des Scanvorgangs von PaperOffice korrigiert wird, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten.


Alle Dokumentseiten speichern als

Option "Speicherformat aller Dokumentseiten":
  • PDF/A (pro Seite eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine PDF-Datei
  • PDF/A (alle Seiten in eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine PDF-Datei
  • TIF (Pro Seite eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine TIF-Datei
  • TIF (Alle Seiten in eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine TIF-Datei
  • BMP (Bitmap)

Die Kompression kann auch hier angewendet werden, falls Sie das Speicherformat als "JPEG" auswählen

Nachdem alle Dateien eingescannt und alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Jetzt übernehmen", um die Dateien in PaperOffice zu speichern.


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Principiante
Plataformas compatibles, requisitos técnicos y de compatibilidad de hardware
Soporte Recomendaciones y comunicados
Sistemas operativos
Emitidas para: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016, Microsoft® Office® 365. Recomendaciones: Windows® 10 x64 (64bit). El uso de diferentes componentes es posible, pero puede conducir a limitaciones técnicas. PaperOffice necesario para el funcionamiento adecuado de los derechos de administrador local. Verifique independiente del sistema operativo a través de una instalación de prueba si todas las funciones satisfacen sus necesidades, ya que debido a la falta de soporte de actualización / sistema puede haber ninguna versión oficial.
Representación
Necesario: 1280 x 768, Recomendaciones: 1920 x 1080 o más. Dispositivos móviles - Necesario: 960 x 640, Recomendaciones: 1280 x 720 o más.
Hardware
Necesario: Memoria de 4GB, rendimiento del procesador Intel i5 la generación actual (o equivalente), conexión a internet (corriente abajo de al menos 10Mbit, corriente arriba a 1Mbit). No se requiere conexión a Internet para una operación productiva, solo para descargar el paquete de instalación, crear la cuenta de usuario, crear la base de datos y agregar el dispositivo. No se requiere conexión a Internet para una operación productiva, solo para descargar el paquete de instalación, crear la cuenta de usuario, crear la base de datos y agregar el dispositivo. Recomendaciones: como antes, pero 8 GB de RAM, Intel i7 (o equivalente), instalación y base de datos en SSD, conexión a internet (flujo descendente de al menos 16 Mbit, síncrono en sentido ascendente o al menos 5 Mbit)
Red (opcional)
Necesario: Red TCP / IP estándar 100 Mbits. Recomendado: Red TCP / IP estándar de 1 Gbit. Para RSPS (Secure Personal Server) o red remota del servidor Conexión del servidor con mín. 50Mbit síncrono, conexión del cliente con mín. 20 Mbit en sentido descendente, 1 Mbit en sentido ascendente.
Base de datos
Necesario: al menos 1GB MB de espacio libre en el almacenamiento de la base de datos local. Recomendaciones: Almacenamiento de datos en un dispositivo NAS (como QNAP) con al menos 10GB MB de espacio libre.
Impresora / Escáner (opcional)
A los efectos de aplicaciones con poco volumen de papel: plano comercial o un escáner de alimentación de hojas utilizando WIA o TWAIN interfaz, de inyección de tinta o láser. Para aplicaciones con un volumen medio de papel: Escáner de alimentación de gran alcance con el ADF (alimentador automático de documentos) con WIA o interfaz TWAIN, las impresoras láser. Para aplicaciones con un alto volumen de papel: Grandes dispositivos combinados, tales como Serie Konica Minolta Bizhub con WIA o interfaz TWAIN o función Scan2file.
Licencias
Cada licencia del programa PaperOffice (One, One Plus o Team) es válida para una cuenta de usuario, una base de datos y para la instalación en una PC. Para usar PaperOffice en la red, NAS o su propio servidor, necesita la versión PaperOffice Team. El servidor de la base de datos en sí no requiere una licencia por separado. PaperOffice se puede reinstalar cualquier cantidad de veces en la PC con licencia. Si desea trabajar con varias bases de datos, necesita una cuenta de usuario de PaperOffice separada para cada base de datos. De lo contrario, puede cambiar la base de datos cada 96 horas.
br> Ejemplo: PaperOffice como versión de usuario único y almacenamiento de base de datos local = 1 pieza PaperOffice One o One Plus
PaperOffice como una versión de usuario único y almacenamiento de base de datos en NAS (como QNAP) = 1 pieza de PaperOffice Team PaperOffice en la red en 5 computadores y almacenamiento de base de datos en NAS (como QNAP) = 5 piezas de PaperOffice Team
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