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Actualizado el 16.07.2019

Configuración general

Configuración en "Сaracterísticas del documento" Indecación

Número de artículo: #RPOHD2576

La configuración de Propiedades del documento se puede definir en la pestaña "Palabras clave".

Estado del documento: opcionalmente establece un estado que tiene el documento. El estado se resalta en la lista de documentos. Para que pueda ver de un vistazo, si la entrega ya está "en el envío" o la factura "pagada".

Palabras clave: Opcionalmente, especifique una o más palabras clave bajo las cuales se puede encontrar el documento.

Tipo de documento: establece opcionalmente uno o más tipos en cuanto a qué es el documento. El tipo de documento también está marcado, al igual que el estado, en la lista de documentos. Para que pueda ver de un vistazo de qué trata el documento: Factura; Oferta o, por ejemplo, nota de entrega.

Ubicación original: especifique dónde colocó el documento original para ubicarlo más rápido.

Todas las propiedades mencionadas anteriormente pueden ser fácilmente creadas, editadas y administradas por usted.



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Configuración en los campos personalizados "Сaracterísticas del documento"

Número de artículo: #RPOHD9016

Para campos inexistentes, como casilla de verificación, campos de texto, campos de fecha, listas de selección, dirección de correo electrónico / dirección web, se pueden crear campos definidos por el usuario. También puede elegir el tipo de archivo que debe ser visible y la administración para determinar en cuántos documentos se muestra uno u otro campo personalizado.





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Configuraciones en "Сaracterísticas del Documento" Seguridad

Número de artículo: #RPOHD2668

Además, especifique si el documento requiere un nivel de versión. Esto se puede hacer en Propiedades del documento en la pestaña "Seguridad". Los usuarios de la red que estén por debajo del nivel de seguridad especificado no podrán editar, distribuir ni exportar ni eliminar el documento. Puede establecer diferentes niveles de aprobación para su edición, aprobación o eliminación, pero al menos el que establece en "Nivel de uso compartido". tener.


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Campos personalizados

¿Qué significa campos personalizados en PaperOffice?

Número de artículo: #RPOHD3220

Los campos personalizados en PaperOffice son campos que pueden depositarse en el documento.

Puede crear tantos campos definidos por el usuario en PaperOffice como, por ejemplo, para almacenar información que no contiene el documento o archivo agregado y luego buscarla explícitamente. Por ejemplo, cree el nombre de un especialista consultor, la fecha de entrega, el número de cliente o un número de contrato.

Todos los campos creados definidos por el usuario están disponibles directamente en las propiedades del documento.


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¿Cómo puedo editar campos personalizados?

Número de artículo: #RPOHD3312

Puede crear y administrar tantos campos personalizados como desee.

Para editar campos personalizados en PaperOffice, haga lo siguiente:

1. Seleccione cualquier documento

2. Haga clic derecho en el documento y seleccione "Propiedades"

3. Vaya a la pestaña "Campos personalizados"

y seleccione "Editar campos personalizados"


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Welche Werte kann ich bei benutzerdefinierten Feldern anlegen?

Número de artículo: #RPOHD20148

Se puede definir de antemano qué tipo de entrada se puede hacer en el nuevo campo. Texto: línea única o línea múltiple, fecha, números, números y decimales, dirección de correo electrónico, dirección web, lista de selección, casilla de verificación. Si el nuevo campo ya está lleno con un valor, esto ya se puede determinar de antemano.

Los campos personalizados siempre están disponibles y son visibles de forma predeterminada. Sin embargo, si un determinado campo solo está disponible para un tipo de documento o se muestran diferentes campos definidos por el usuario para diferentes tipos de documentos, esto se puede hacer en la administración. La lista anterior muestra qué tipos de documentos usan qué campos personalizados.



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Multi-nivel de derechos de usuario

¿Pueden los derechos de usuario también establecerse individualmente para diferentes áreas de la base de datos?

Número de artículo: #RPOHD20240

Los derechos de usuario individuales se pueden definir dentro de los grupos, estos grupos solo pueden ser creados y modificados por el administrador.

Para esto primero debes crear un grupo de usuarios:

1. Haga clic en la flecha a la derecha de su nombre de usuario

2. Seleccione "Grupos de usuarios"

3. Haga clic en "Editar grupos de usuarios" (La entrada Administrador ya está predefinida y no se puede cambiar)

4. Cree una nueva entrada e ingrese un nombre para el grupo de usuarios. Después de que se haya creado el grupo, haga clic en "X" para salir del módulo de gestión.

5. Su nuevo grupo ya se ha creado y puede tener diferentes derechos, tales como:

- Propiedades correctas del documento

- Documentos de derechos y archivos originales

- Configuración correcta

personalizar. Guarde sus cambios

6. Para luego asignar grupos de usuarios recién creados a sus usuarios existentes, debe ir a "Usuarios", seleccionar un usuario y "Editar usuario seleccionado" y ajustar el grupo de usuarios en consecuencia en el área de Derechos de acceso.


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¿Cómo creo grupos de usuarios?

Número de artículo: #RPOHD20332

1. En su interfaz de PaperOffice, haga clic en la flecha a la derecha de su nombre de usuario
2. Seleccione "Grupos de usuarios"
3. Haga clic en "Editar grupos de usuarios" (La entrada Administrador ya está predefinida y no se puede cambiar)
4. Cree una nueva entrada e ingrese un nombre para el grupo de usuarios. Después de que se haya creado el grupo, haga clic en "X" para salir del módulo de gestión.
5. Su nuevo grupo ya se ha creado y puede tener diferentes derechos, tales como:

- Propiedades correctas del documento

Ponga un tic en las áreas de acceso que corresponden a las propiedades del documento

- Documentos de derechos y archivos originales

Verifique las áreas de acceso, como eliminar o acceder a documentos. Si no marca la casilla junto a "Puede usar la búsqueda por palabra clave", el usuario no encontrará la barra de búsqueda.

- Configuración correcta

Compruebe las áreas de acceso, como Configuración, SmartSpell, Base de datos y Monitoreo.

personalizar. Guarde sus cambios


6. Para luego asignar grupos de usuarios recién creados a sus usuarios existentes, debe ir a "Usuarios", seleccionar un usuario y "Editar usuario seleccionado" y ajustar el grupo de usuarios en consecuencia en el área de Derechos de acceso.


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¿Cómo agrego nuevos usuarios?

Número de artículo: #RPOHD5152

Se pueden agregar nuevos usuarios (disponibles solo en el equipo de PaperOffice) al crear nuevas cuentas de PaperOffice y conectarlas a la base de datos existente.

1. Crea una nueva cuenta de PaperOffice

2. Después de que se haya creado la cuenta de PaperOffice, seleccione "Opciones" y "Siguiente y administre la conexión de la base de datos".


PaperOffice reconoce automáticamente que los nuevos usuarios desean iniciar sesión en la base de datos, ya sea que su licencia lo permita o no, y los agrega a la red.

Los grupos de usuarios pueden ser editados posteriormente por el administrador después de que todos los usuarios hayan iniciado sesión en la base de datos.


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Información general sobre la administración del usuario

Número de artículo: #RPOHD5244

La administración central de usuarios le brinda una visión general de todos los datos de usuario y sus niveles de publicación.
La administración de usuarios en PaperOffice ofrece numerosas funciones para la administración de estructuras complejas de usuarios dentro de su red con diferentes derechos y asignación de niveles de publicación.
También puede crear grupos individuales y determinar quién tiene acceso a qué y dónde. Por lo tanto, los usuarios que no se ajustan al nivel de acceso no pueden ver las carpetas o documentos.


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¿Cómo administrar usuarios ya creados?

Número de artículo: #RPOHD5336

La administración central de usuarios siempre se realiza por base de datos de PaperOffice. Todos los usuarios conectados a esta base de datos se enumeran en la administración de usuarios:


PaperOffice se basa en las cuentas asociadas a la base de datos. Después de crear nuevas cuentas de PaperOffice, el administrador puede asignar niveles individuales de aprobación a los usuarios dentro de la administración del usuario. Los niveles de publicación se pueden almacenar para acceso a carpetas (en propiedades de carpeta y nivel de publicación) y explícitamente para documentos individuales (propiedades y seguridad). Todos los usuarios que no cumplan con este nivel de aprobación no verán la carpeta ni los documentos.


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¿Qué pasa con la protección con contraseña para los usuarios?

Número de artículo: #RPOHD5428

Para cada creación de cuenta de PaperOffice, el usuario debe ingresar su contraseña individual. Esta contraseña solo puede ser cambiada o vista en la administración del usuario, en el área de grupos de usuarios, por el administrador.



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¿Cómo puedo cambiar la foto del usuario?

Número de artículo: #RPOHD5612

La imagen de perfil del usuario se puede cambiar fácilmente haciendo clic en la imagen con el botón izquierdo del mouse, seleccionando una nueva imagen y confirmando sus entradas guardando.


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Flujo de trabajo con SmartSpell

¿Qué es un diccionario SmartSpell y cómo puedo gestionarlo?

Número de artículo: #RPOHD20424

SmartSpell Administration enumera palabras reconocidas y sustitutos de palabras etiquetadas. Puede corregirlos luego o agregar sus propias palabras específicas.

Todas las entradas de diccionario que haya seleccionado de varias sugerencias de corrección se enumeran debajo de la columna "Reemplazo". Esas palabras que deben eliminarse se ingresan como "quitadas".

También puede corregir las entradas más adelante. Para hacer esto, seleccione una entrada de la lista e ingrese la nueva palabra en el campo "Reemplazo". Confirme el cambio haciendo clic en Guardar. La lista se actualiza con la nueva palabra de reemplazo. Para eliminar la entrada, seleccione "Eliminar".

También puede agregar sus propias palabras específicas a su diccionario SmartSpell y especificar el idioma.


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¿Qué es el reconocimiento de texto SmartSpell?

Número de artículo: #RPOHD9292

El reconocimiento de texto exclusivo de SmartSpell en todo el mundo extrae el texto de casi cualquier archivo o documento en papel y crea un catálogo de búsqueda de texto completo.
Extensos diccionarios específicos del sector de diferentes campos como la medicina, el derecho, los negocios y la industria aseguran este reconocimiento de texto perfecto. SmartSpell admite más de 160 idiomas y, por supuesto, todos los juegos de caracteres especiales desde cirílico a japonés y árabe.

Los documentos se procesan y descomponen automáticamente en su texto sin formato. Este proceso se lleva a cabo de forma transparente en el fondo.

El texto en formato OCR reconocido se cataloga de manera óptima y se almacena en una memoria especial de alto rendimiento para una búsqueda de texto completo a la velocidad del rayo.

El reconocimiento de idioma del documento es automático. SmartSpell optimiza y actualiza automáticamente el reconocimiento de texto en este idioma, el texto sin formato OCR reconocido se compara con los diccionarios de la industria grande y se corrige.

El texto sin formato OCR reconocido se compara con los diccionarios de la industria extensiva y se corrige. Esto garantiza resultados de texto sin formato perfectos para búsquedas de palabras clave específicas, incluso con documentos difíciles. Los diccionarios de la industria se actualizan constantemente desde campos generales, médicos, legales, industriales y financieros.


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¿Qué es la corrección de texto SmartSpell?

Número de artículo: #RPOHD9384

La corrección de texto inteligente SmartSpell automáticamente aprende términos no reconocidos después de cada reconocimiento de texto y los agrega a su diccionario personal.


Puede elegir entre estas sugerencias o agregar sus propias palabras específicas.

SmartSpell es un sistema de reconocimiento de texto KI basado puramente que corrige automáticamente todos los demás identificadores de texto en función de sus especificaciones.

Después de clasificar individualmente las sugerencias de texto y palabras específicas, SmartSpell crea la clasificación innovadora. Después de este proceso de aprendizaje, SmartSpell corregirá automáticamente todos los demás identificadores de texto en función de sus especificaciones.


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Procedimiento SmartSpell. ¿Tengo que prestarle atención a algo?

Número de artículo: #RPOHD9476

Todos los servicios de SmartSpell (reconocimiento de texto y optimización de texto) se ejecutan automáticamente en segundo plano. Después de que el documento se haya agregado a PaperOffice, se reconocerá automáticamente por texto. SmartSpell IntelligentSystem detecta y automatiza a medida que nuevos documentos están disponibles.

Gracias a la supervisión del servicio integrada de PaperOffice, puede ver fácilmente qué documento se está procesando actualmente y qué servicio se está ejecutando exactamente.

La corrección de texto de SmartSpell (etiquetada como jinn en la barra de menú de arriba) necesitará su ayuda si hay un número al lado de la jinn. Haga clic en esto y corrija las palabras no reconocidas para agregarlas a su diccionario de reconocimiento de texto personal.



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Plataformas compatibles, requisitos técnicos y de compatibilidad de hardware
Soporte Recomendaciones y comunicados
Sistemas operativos
Emitidas para: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Recomendaciones: Windows® 10 x64 (64bit). El uso de diferentes componentes es posible, pero puede conducir a limitaciones técnicas. PaperOffice necesario para el funcionamiento adecuado de los derechos de administrador local. Verifique independiente del sistema operativo a través de una instalación de prueba si todas las funciones satisfacen sus necesidades, ya que debido a la falta de soporte de actualización / sistema puede haber ninguna versión oficial.
Representación
Necesario: 1280 x 768, Recomendaciones: 1920 x 1080 o más. Dispositivos móviles - Necesario: 960 x 640, Recomendaciones: 1280 x 720 o más.
Hardware
Necesario: Memoria de 4GB, rendimiento del procesador Intel i5 (o equivalente), conexión a internet (corriente abajo de al menos 10Mbit, corriente arriba a 1Mbit). Recomendaciones: como antes, pero 8 GB de RAM, Intel i7 (o equivalente), instalación y base de datos en SSD, conexión a internet (flujo descendente de al menos 16 Mbit, síncrono en sentido ascendente o al menos 5 Mbit)
Red (opcional)
Necesario: Red TCP / IP estándar 100 Mbits. Recomendado: Red TCP / IP estándar de 1 Gbit. Para RSPS (Secure Personal Server) o red remota del servidor Conexión del servidor con mín. 50Mbit síncrono, conexión del cliente con mín. 20 Mbit en sentido descendente, 1 Mbit en sentido ascendente.
Base de datos
Necesario: al menos 1 GB MB de espacio libre. Recomendaciones: al menos 10 GB MB espacio libre en disco.
Impresora / Escáner (opcional)
A los efectos de aplicaciones con poco volumen de papel: plano comercial o un escáner de alimentación de hojas utilizando WIA o TWAIN interfaz, de inyección de tinta o láser. Para aplicaciones con un volumen medio de papel: Escáner de alimentación de gran alcance con el ADF (alimentador automático de documentos) con WIA o interfaz TWAIN, las impresoras láser. Para aplicaciones con un alto volumen de papel: Grandes dispositivos combinados, tales como Serie Konica Minolta Bizhub con WIA o interfaz TWAIN o función Scan2file.
Licencias
Para el uso de un solo usuario necesita PaperOffice One, pero si usa más de un usuario a la vez, necesita PaperOffice One. Cada dispositivo en el que está instalado PaperOffice requiere una licencia válida. PaperOffice se puede reinstalar tantas veces como quieras. Una cuenta de PaperOffice solo puede iniciar sesión en la base de datos una vez. Puede desconectar y volver a conectar una base de datos con la frecuencia que desee. Para trabajar con múltiples bases de datos, cada base de datos requiere una cuenta separada de PaperOffice o un tiempo de reutilización de 96 horas.
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