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Actualizado el 16.07.2019

Información general

Wie füge ich Dokumente vom Dateisystem hinzu?

Número de artículo: #RPOHD22448

Wählen Sie vorerst den Ordner (links) aus, in welchen Sie das Dokument hinzufügen möchten. Nun können Sie das gewünschte Dokument via Drag&Drop in das entsprechende Feld (Dokumentliste) reinziehen.

Sie können ebenfalls einen ganzen Ordner aus Ihrem Dateisystem, wie oben beschrieben, reinziehen.



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¿Cuántos documentos puedo vincular a una carpeta de documentos?

Número de artículo: #RPOHD3772

No hay límite para la cantidad de documentos que puede vincular a una carpeta de documentos.


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¿Cómo separe los documentos de una carpeta de documentos?

Número de artículo: #RPOHD4048

Si uno u otro documento ya no está en la carpeta del documento o si ya no lo necesita, puede dividir la carpeta del documento haciendo clic en "Separar" y conectar los documentos correctos a una nueva carpeta del documento.


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¿Cómo combino varios documentos en una carpeta de documentos?

Número de artículo: #RPOHD4140

Además de las carpetas, los documentos también se pueden vincular a una carpeta de documentos. Esto es, p. útil cuando muchos documentos están en una carpeta pero pertenecen a diferentes procesos comerciales.
Ponga una marca de verificación junto a los documentos que desea vincular a un libro (es importante tener en cuenta que solo los documentos que actualmente se pueden vincular a un libro que se encuentran actualmente en una carpeta), aparecerá un botón verde "Conéctar a una carpeta de documentos". Solo después de haber seleccionado todos los documentos, haga clic en él. Sus documentos han sido vinculados a una carpeta de documentos.


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¿Cómo actualizo manualmente el reconocimiento de texto (OCR) de los documentos?

Número de artículo: #RPOHD4232

Para actualizar el reconocimiento de texto manualmente o, si no está presente, para volver a crearlo, seleccione el documento apropiado y haga clic derecho en la entrada del documento, se abrirá el menú contextual.

  1. Seleccione "Volver a crear reconocimiento de texto": el reconocimiento de texto se volverá a crear de inmediato


Tenga en cuenta que para los documentos versionados, el reconocimiento de texto se recrea para todas las versiones.


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Añadir de escáner

Mi escáner no es compatible con TWAIN. ¿Cómo puedo seguir escaneando o agregando los documentos en PaperOffice?

Número de artículo: #RPOHD14260

Si los documentos y los archivos ya se han escaneado o están disponibles en formato digital, simplemente pueden "insertarse" en cualquier momento en la carpeta correspondiente.
De lo contrario, haga clic en el signo "+" en la barra de menú anterior y seleccione "Documento en papel". Luego seleccione la segunda entrada "Importar documentos escaneados desde un directorio Scan2Folder".
Luego configure el directorio deseado o copie el C: ... \ scan2folder creado automáticamente
Opcionalmente, seleccione lo que debería suceder después del escaneo, como optimizar o recortar.
Haga clic en "Comenzar a escanear". Configure su escáner para colocar automáticamente todos los documentos escaneados en este directorio.
PaperOffice ahora controlará el directorio de destino que ha creado, esperará a que estén presentes los documentos escaneados en PDF y luego los procesará.


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¿Qué programa debería elegir para un escaneo óptimo?

Número de artículo: #RPOHD16192

Para un proceso de escaneo óptimo, PaperOffice ofrece tres programas automáticos optimizados, además del software original del fabricante.
Para abrir la ventana correspondiente, haga clic en el símbolo "+" en la barra de menú superior y seleccione "Documento en papel". Primero selecciona un escáner. Tenga en cuenta que los escáneres instalados que son compatibles con TWAIN se muestran automáticamente.
Luego seleccione la entrada apropiada en el área de Programa:
1. Original: explora el software del fabricante y pasa el escaneo completado a ScanConnect. El fabricante del escáner ofrece todas las configuraciones de calidad al seleccionar este programa. Seleccione esta opción si 3 más no cumplen con sus requisitos
2. Documentos de texto (programa automático de PaperOffice): escanea sus documentos en blanco y negro y 600 ppp, optimiza el escaneo en busca de texto, códigos QR y reconocimiento de códigos de barras. Ideal para escanear documentos de texto
3. Documentos (programa automático de PaperOffice): escanea sus documentos en escala de grises y 300 ppp, la optimización del escaneo se realiza para gráficos e imágenes. Ideal para escanear documentos
4. Documentos coloreados (programa automático de PaperOffice): escanea sus documentos en color y 300 ppp, la optimización del escaneo se realiza para gráficos e imágenes. Ideal para escanear documentos en color


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¿Cómo funciona el escaneo con ScanConnect?

Número de artículo: #RPOHD4324

Mit Hilfe des ScanConnect haben Sie vielseitige Möglichkeiten Ihre Dokumente in PaperOffice einzuscannen oder vorhandene Dokumente von Ihrer Festplatte einzulesen.Hierbei können Sie direkt aus Ihrer Dokumentmappe auf den ScanConnect zugreifen.
Öffnen Sie hierfür die von Ihnen ausgewählte Dokumentmappe, gehen Sie auf den Reiter "Objektverwaltung" und wählen die Funktion "Scanner" aus.

Um den obigen Vorgang zu beschleunigen oder keine explizite Dokumentmappe auszuwählen, sondern eine neue zu erstellen, klicken Sie in Ihr PaperOffice Menü  wählen Sie die Funktion "Neue Dokumente einscannen" aus oder drücken Sie einfach die F5 Taste.Um ein neues Scandokument direkt in die PaperOffice Sammelablage einzufügen, öffnen Sie die Sammelablage und klicken auf "Neu" und danach auf "Papierdokumente einscannen".ScanConnect öffnet sich.

Da die Funktionen des ScanConnect sehr umfangreich sind, werden jeweilige Einstellungen und Optionen für einen automatisierten Arbeitsablauf detailliert dargestellt:

1. Sie können mit Hilfe des ScanConnects Ihr eigenes Profil anlegen. Diese Lösung ist sehr hilfreich, wenn Sie öfters verschiedene Dokumente und Dateien einscannen und nicht jedes Mal Einstellungen hierfür ändern wollen

Gehen Sie hierfür auf "Neues Profil anlegen", geben Sie eine "Bezeichnung für Ihr neues Profil" an z.B. "Digitalfoto einscannen" oder "Dokument schwarz/weiss archivieren".

Wählen Sie danach die am besten geeigneten Grundeinstellungen für Ihr neu erstelltes Profil, wie z.B. für schwarz/weiss Dokumente Farbmodus "Graustufen" oder eine niedrigere Qualitätseinstellung, aus und klicken auf "Profileinstellungen speichern".
2. Weiter können Sie folgende Grundeinstellungen für einen reibungslosen Scanablauf in PaperOffice in Anspruch nehmen: Sie haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Scanner auszuwählen, hierfür wählen Sie einfach den aufgelisteten Scanner aus oder Ihre Dokumente oder Dateien aus einem Verzeichnis auszuwählen, dabei können Sie bereits früher eingescannte oder gespeicherte Dateien im ScanConnector aufrufen, verändern und in Dokumentmappen speichern.
Dabei empfehlen wir Ihnen einen extra Ordner für Ihre Dateien und Dokumente anzulegen, da das Programm ScanConnect Ihren kompletten Ordner nach Dateien durchsucht und bei hoher Anzahl an Dokumenten und nicht kompatiblen Formaten abstürzen könnte. Für einen reibungslosen Ablauf sollte zudem die Anzahl der Dokumente in diesem Ordner 20 Dateien/Dokumente nicht übersteigen.

Zudem haben Sie eine Auswahl an folgenden Einstellungen für Ihre Scan Dateien:

  • "Ränder automatisch beschneiden" (um schwarze Ränder zu beschneiden, die nicht in Ihrem Dokument zu sehen sein sollten)
  • "Automatisch anpassen" (falls Ihr Dokument beim Einscannen falsch ausgerichtet wurde)
  • "Leere Seiten ignorieren" (um leere Seiten in Ihren Dokumenten zu verhindern)
  • Option "Duplex-Scan" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, werden Ihre Dokumente automatisch beidseitig gescannt)
  • Option "ADF aktivieren" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, wird der automatisch Dokumenteneinzug für mehrere Papierseiten aktiviert)
  • Option "Sammel-Scan" (Aktivieren Sie diese Option, falls Ihr Scanner keine ADF-Funktion unterstützt und Sie manuell mehrere Seiten nacheinander scannen möchten. PaperOffice fragt Sie nach jedem Scanvorgang, ob Sie eine weitere Seite einscannen möchten)
  • Option "Originale Herstellersoftware benutzen" (PaperOffice wird versuchen das Papierdokument direkt über Ihre installierte Herstellersoftware zu scannen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen in Ihrer Scansoftware vorzunehmen sind und hier definierte Option nicht beachtet werden. Zudem muss Ihre Scanner Software die aktuellen Übergabenormen erfüllen)

Setzen Sie Häkchen zu den jeweiligen Einstellungen, die Ihren Vorgaben entsprechen, und klicken auf "Scanvorgang starten".
Nachdem Ihre Dokumente und Dateien nach Ihrem ausgewählten Prinzip eingescannt oder vorgegebenen Ordner geholt wurden, erscheinen diese im Vorschaufenster.

Sie können nun, nach einem Klick mit der linken Maustaste auf das jeweilige Dokument, folgende Dokumenteigenschaften ändern:

Eigenschaften (markierte Seite)

Bezeichnung:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein, diese erscheint später im FlipView. Tip: Geben Sie bei der Objekt-Bezeichnung einfach "Dokumentseite %seite von %seitenanzahl" ein und PaperOffice nummeriert ganz automatisiert Ihre Dokumente der Reihenfolge nach.

Bearbeiten (markierte Seite)

Option "Speichern als":
Sie können für jede einzelne Seite das Ausgabeformat festlegen. Wählen Sie hier das gewünschte Ausgabeformat, in welchem PaperOffice Ihr Scandokument speichert:
  • PDF/A
  • TIF
  • JPEG
  • BMP
Zudem können Optionen, wie "Farbmodus" und "Drehen" ausgewählt werden, die Vorschau Ihrer Bearbeitungen des Dokumentes, finden Sie indem Sie die "Vorschau der Bearbeitung" öffnen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.
Option "Helligkeit / Kontrast":

Wählen Sie hier, ob Ihr Dokument etwas aufgehellt oder der Kontrast umgestellt werden sollte. Um Die Änderungen live zu sehen, klicken Sie auf "Vorschau" - eine Miniaturansicht Ihres Dokumentes wird mit den jeweiligen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.

Option "Kompression":

Wählen Sie hier, in wie weit Ihr Scandokument komprimiert wird (nur bei JPEG). Beachten Sie bitte, das evtl. dieser Wert automatisch während des Scanvorgangs von PaperOffice korrigiert wird, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten.


Alle Dokumentseiten speichern als

Option "Speicherformat aller Dokumentseiten":
  • PDF/A (pro Seite eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine PDF-Datei
  • PDF/A (alle Seiten in eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine PDF-Datei
  • TIF (Pro Seite eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine TIF-Datei
  • TIF (Alle Seiten in eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine TIF-Datei
  • BMP (Bitmap)

Die Kompression kann auch hier angewendet werden, falls Sie das Speicherformat als "JPEG" auswählen

Nachdem alle Dateien eingescannt und alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Jetzt übernehmen", um die Dateien in PaperOffice zu speichern.


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Emails speichern

Wie speichere ich Outlook Emails?

Número de artículo: #RPOHD16008

Dazu können Sie die gewünschte Email einfach per drag & drop in die gewünschte Dokumentmappe ziehen. Die Email wird dann samt Anlage in PaperOffice gespeichert.

Für die Corporate-Edition kann auf Anfrage ein direktes Outlook-Addin bereitgestellt werden.

Sie können auch Emails über die Verzeichnisüberwachung automatisch archivieren indem Sie entsprechende Emails über den Outlook-Regelmanager in einem von PaperOffice überwachten Ordner speichern lassen.


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Wie speichere ich Emails aus meinem Webmailer wie Gmail oder web.de?

Número de artículo: #RPOHD16100

Dazu rufen Sie die Email in Ihrem Browser aus und drucken dann die Email auf den virtuellen Drucker "PaperOffice". Ihre Emai lwird dann in ein PDF/A konvertiert und in PaperOffice abgespeichert.


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Wie kann ich Emails automatisch archivieren?

Número de artículo: #RPOHD18216

Nutzen Sie dazu die automatische Verzeichnisüberwachung:

  1. Richten Sie eine Verzeichnisüberwachung ein und legen Sie z.B. die Regel fest "Kategorie zuweisen > Archivierte Emails"
  2. Konfigurieren Sie jetzt Ihre Emailprogramm so, das Emails beim Eingang als Kopie in dem überwachten Verzeichnis gespeichert werden
  3. Für die vollautomatische Ablage können Sie auch die Email um XML-Befehle erweiteren


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Verlinkte Objekte einfügen

Wie kann ich auf eine externe Webseite verlinken?

Número de artículo: #RPOHD17848

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Internetseite
  2. Gegen Sie die Internetadresse ein
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich mit FileOCRmax verarbeitet
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Webseite.


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Wie kann ich eine Dokumentmappe mit einer anderen Dokumentmappe verlinken?

Número de artículo: #RPOHD17940

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Dokumentmappe
  2. Wählen Sie die gewünschte Dokumentmappe
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Ziel-Dokumentmappe


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Wie kann ich auf eine Datei verlinken welche nicht in PaperOffice gespeichert ist?

Número de artículo: #RPOHD18032

Verlinkte Dateien werden mit einer Vorschau direkt in der Dokumentmappe angezeigt, befinden sich jedoch nicht in der PaperOffice Datenbank. Nutzen Sie diese Funktion z.B. für grosse Dateien

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Datei
  2. Wählen Sie den Pfad zu der Ziel-Datei
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich eine Vorschau erstellt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die externe Datei.


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Wie kann ich auf einen externen Ordner verlinken?

Número de artículo: #RPOHD18124

Mit verlinken Ordner können Sie per Mausklick direkt den Ziel-Ordenr in Ihrem Windows-Dateisystem öffnen. Nutzen Sie diese Option um z.B. Projektordner mit einzubinden

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Ord´ner
  2. Wählen Sie den Pfad zum Ziel-Ordner
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet den externen Ordner


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Vom Dateisystem, NAS oder Server hinzufügen

Wie kann ich per drag&drop Dateien in eine Dokumentmappe einfügen?

Número de artículo: #RPOHD18768

  1. Öffnen Sie die Dokumentmappe und wählen Sie den Reiter "Objektverwaltung"
  2. Ziehen Sie die gewünschten Dateien einfach per drag&drop in die obere Objekt-Anzeige


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Wie kann ich direkt aus dem Dateisystem eine neue Dokumentmappe mit mehreren Dateien erstellen?

Número de artículo: #RPOHD18860

  1. Markieren Sie eine oder mehrere Datei
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste um das Kontextmenü
  3. Wählen Sie "in PaperOffice aufnehmen"
  4. Der Exchange Dialog von PaperOffice wird geöffnet
  5. Geben Sie ggfs, weitere Informationen oder Kategorie- Ordner an und speichern Sie


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Principiante
Plataformas compatibles, requisitos técnicos y de compatibilidad de hardware
Soporte Recomendaciones y comunicados
Sistemas operativos
Emitidas para: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Recomendaciones: Windows® 10 x64 (64bit). El uso de diferentes componentes es posible, pero puede conducir a limitaciones técnicas. PaperOffice necesario para el funcionamiento adecuado de los derechos de administrador local. Verifique independiente del sistema operativo a través de una instalación de prueba si todas las funciones satisfacen sus necesidades, ya que debido a la falta de soporte de actualización / sistema puede haber ninguna versión oficial.
Representación
Necesario: 1280 x 768, Recomendaciones: 1920 x 1080 o más. Dispositivos móviles - Necesario: 960 x 640, Recomendaciones: 1280 x 720 o más.
Hardware
Necesario: Memoria de 4GB, rendimiento del procesador Intel i5 (o equivalente), conexión a internet (corriente abajo de al menos 10Mbit, corriente arriba a 1Mbit). Recomendaciones: como antes, pero 8 GB de RAM, Intel i7 (o equivalente), instalación y base de datos en SSD, conexión a internet (flujo descendente de al menos 16 Mbit, síncrono en sentido ascendente o al menos 5 Mbit)
Red (opcional)
Necesario: Red TCP / IP estándar 100 Mbits. Recomendado: Red TCP / IP estándar de 1 Gbit. Para RSPS (Secure Personal Server) o red remota del servidor Conexión del servidor con mín. 50Mbit síncrono, conexión del cliente con mín. 20 Mbit en sentido descendente, 1 Mbit en sentido ascendente.
Base de datos
Necesario: al menos 1 GB MB de espacio libre. Recomendaciones: al menos 10 GB MB espacio libre en disco.
Impresora / Escáner (opcional)
A los efectos de aplicaciones con poco volumen de papel: plano comercial o un escáner de alimentación de hojas utilizando WIA o TWAIN interfaz, de inyección de tinta o láser. Para aplicaciones con un volumen medio de papel: Escáner de alimentación de gran alcance con el ADF (alimentador automático de documentos) con WIA o interfaz TWAIN, las impresoras láser. Para aplicaciones con un alto volumen de papel: Grandes dispositivos combinados, tales como Serie Konica Minolta Bizhub con WIA o interfaz TWAIN o función Scan2file.
Licencias
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