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Su experto personal de PaperOffice se encargará de todo por usted (Subfunción 1 de 66)

Para que usted tenga tiempo para cosas más importantes, un experto en los problemas de la integración de la industria PaperOffice adopta diversas tareas para todo el uso PaperOffice, comenzando con la preparación de las necesidades y la planificación hasta la instalación y configuración, formación y termina con una introducción que resume.
Hacer siempre tendrá una persona de contacto de PaperOffice, que coordina todo el trabajo - no importa lo que necesita y cómo resolver un problema particular.


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PrinterConnect (Subfunción 2 de 66)

PrinterConnect es una impresora virtual, que se instala automáticamente por PaperOffice para almacenar información desde cualquier aplicación.

Por un simple comando "Imprimir en PaperOffice" el documento impreso se convierte directamente en un PDF / A para archivar a largo plazo y se almacena directamente en PaperOffice.

PrinterConnect funciona con cualquier software comercial junto.


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Lista de documentos (Subfunción 3 de 66)

En la lista de carpetas de documentos, se muestran todas las carpetas con papeles, que, por ejemplo, se han identificado en la vista de gerente, o encontrado a través de la búsqueda en vivo por palabra clave, el es un elemento clave en la pantalla para mostrar las carpetas de documentos PaperOffice.

Puede ampliamente filtrar, grupar o impresar como una lista de todas las carpetas con documentos.

También puede especificar qué carpetas con los documentos que se muestra en la lista o, por ejemplo, cambiar el orden de los campos.

La acción rápida para las carpetas con los documentos seleccionadas con el menú contextual, aumenta la velocidad de procesamiento de hasta el máximo absoluto.


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Documentos virtuales (Descripción general) (Subfunción 4 de 66)

Los documentos virtuales son los elementos centrales de almacenamiePuede colocar prácticamente cualquier contenido, como documentos en papel , en una carpeta virtual, inserte archivos o imágenes digitales. Las carpetas virtuales son similares a las carpetas estándar colgantes o carpetas familiares de Windows. Posteriormente, los documentos pueden ser provistos extensamente con varias propiedades, vinculados con contactos, presentados nuevamente, y provistos de derechos de usuario.

Los documentos son recolectados, ordenados y almacenados en una base de datos central digital, que es opcional ubicado en su PC local, servidor o unidad NAS.


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ScanConnect (Subfunción 7 de 66)

Esta es la herramienta central para escanear documentos en papel o archivos de imagen leídos desde el disco duro como la exploración virtual.

Opcionalmente habilite las opciones de escaneo como ADF o Dúplex si su escáner no las habilita automáticamente.

Luego, puede elegir qué hacer después del escaneo, como Separación: Se buscan las hojas de separación en blanco y los documentos se separan en partes individuales.

ScanConnect es compatible con prácticamente todos los escáneres disponibles en el mercado, escaneado dúplex, así como el alimentador automático de documentos.


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Presentación original (Subfunción 13 de 66)

Aquí puede especificar donde guardó el documento original. Las zonas de almacenamiento originales se pueden administrar en la gestión de los lugares de almacenamiento de los originales. Va a encontrar el documento original adecuada o rápidamente también será notificada en el caso de, por ejemplo, eliminar la carpeta con los documentos que también deben retirar el original de su lugar de almacenamiento.


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Documento tipo de carpeta (Subfunción 14 de 66)

Para cada carpeta de documentos se puede asignar un tipo de carpeta de documentos primarios y secundarios. De acuerdo con estos tipos de carpetas de documentos se pueden filtrar en el gestor de pantalla, por ejemplo, mostrar sólo las facturas. Tipos de carpetas de documentos pueden ser creados y administrados libremente.


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Fecha de carpetas con documentos (Subfunción 15 de 66)

Seleccione la fecha de una carpeta con documentos directamente en una carpeta con documentos. Asignaciones Administrador puede ser reducido a esas fechas, por ejemplo, para especificar sólo aquellas carpetas con documentos creados en mayo pasado.


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Número de documento (Subfunción 16 de 66)

Puede descargar el número del documento respectivo depositado directamente a ella más tarde, por ejemplo, Para buscar con la búsqueda avanzada después.


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Sumas e impuestos (Subfunción 17 de 66)

Para la carpeta de documentos podrían ser depositados red y los importes brutos y la tasa impositiva correspondiente. Esto le permite calcular el importe de las carpetas seleccionadas en la lista de carpetas de documentos.


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Anote la carpeta con los documentos (Subfunción 18 de 66)

Para cualquier carpeta de documentos se pueden almacenar notas, consejos o instrucciones de trabajo. Estos se muestran automáticamente como PostIt virtual, una vez que se muestra la carpeta de documentos.


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Integración de la vista previa de documentos (Subfunción 19 de 66)

La integración en la carpeta del documento previsualización: Esta se ampliará con una pestaña de "notas depositada" y ofrece tan directamente en la vista previa de todo el documento carpeta nota


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ScreenCapture (Subfunción 20 de 66)

Con ScreenCapture puede crear capturas de pantalla con solo presionar un botón y guardarlas directamente en PaperOffice.

Serigrafía de SAP o banca en línea? No hay problema Presión más simple en el botón de impresión crea la impresión de pantalla deseada y la pasa a PaperOffice.


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Documento estado de la carpeta (Subfunción 21 de 66)

Cada carpeta con los documentos puede ser proporcionado con el estado de estado. Los datos sobre el estado del estado se muestran en la lista de carpetas con los documentos, lo que simplifica en gran medida el flujo de trabajo interno.


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Documentos virtuales (Сaracterísticas básicas) (Subfunción 22 de 66)

En las propiedades básicas de los documentos virtuales, se pueden ingresar los nombres de los documentos libremente seleccionables y se pueden definir fechas adicionales, como "Fecha en el documento", "Bandeja de entrada o fecha de reenvío". Esto le permitirá limitar su búsqueda a propiedades específicas del documento, como fechas posteriores.

Además, se pueden ingresar comentarios de documentos adicionales o se puede describir el contenido del documento.


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Documentos virtuales (Indecación) (Subfunción 23 de 66)

Puede priorizar documentos para indicar que el documento tiene un nivel de importancia de "bajo" a "alto". Además, se puede especificar el estado del documento, a este se le puede asignar un color, que aparece en la lista de documentos.

También se pueden almacenar palabras clave, tipos de documentos y ubicaciones originales.


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Envío de correo electrónico de Outlook Connect (Subfunción 24 de 66)

El OutlookConnect establece una conexión dinámica en tiempo real en vivo a su Outlook instalado.

De esta manera, puede archivar fácilmente sus correos electrónicos desde Outlook a PaperOffice. Estos pueden ser fácilmente etiquetados utilizando Exchange.


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Transferencia de Word&Excel sobre OfficeConnect (Subfunción 25 de 66)

Los documentos de Office se pueden agregar desde la interfaz, mediante arrastrar y soltar o directamente desde Microsoft Office. Los documentos de Office adicionales se procesan con reconocimiento de texto SmartSpell y se almacenan en forma altamente cifrada en la base de datos de PaperOffice.


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FolderConnect monitoreo directorio (Subfunción 26 de 66)

Directory Monitoring le permite supervisar directorios de Windows y de Outlook y realizar acciones predefinidas cuando existen nuevos archivos en estos directorios.

PPor ejemplo, importe nuevos archivos en las carpetas que especifique, a los que se les asigna una etiqueta específica y el estado del documento.

Ofrece posibilidades casi ilimitadas para grabar, etiquetar y guardar automáticamente archivos de cualquier tipo en PaperOffice.

Además, y de forma predeterminada, PaperOffice también brinda soporte para archivos de control XML.


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Documentos virtuales (formas personalizadas) (Subfunción 27 de 66)

Los formularios personalizados permiten la máxima personalización de los documentos virtuales. Entonces puede agregar bastantes campos personalizados.

Puede determinar qué tipos de documentos se muestran y ver cuántos documentos usan uno u otros campos personalizados.

Con el Diseñador de formularios, los nuevos formularios se vuelven a crear rápidamente e integran directamente en el documento si lo desea.


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Gestión de usuarios (Subfunción 28 de 66)

La administración central de usuarios le brinda una visión general de todos los datos de usuario y sus niveles de publicación.

En PaperOffice, la administración de usuarios proporciona numerosas funciones para administrar estructuras complejas de usuarios dentro de su red con diferentes derechos y asignación de niveles de aprobación.

También puede crear grupos personalizados y determinar quién tiene acceso a qué y dónde. Por lo tanto, los usuarios que no se ajustan al nivel de acceso no pueden ver las carpetas o documentos.


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Carpetas de documentos virtuales (Gestión de objetos) (Subfunción 29 de 66)

Todos los documentos que pertenecen entre sí y no deben estar vinculados entre sí por una carpeta, como aquellos que están relacionados con una transacción comercial (Solicitud A123, Oferta A123, Factura A123, Reversión A123, etc.) pueden vincularse en carpetas de documentos.

Cada documento agregado se muestra y se enumera directamente como una imagen de vista previa.

Los documentos nuevos se pueden recuperar rápidamente de, p. ej. Escáner, disco o red, agregado mediante arrastrar y soltar y conectado a una carpeta de documentos.


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Documentos virtuales (Seguridad | Nivel de autorización) (Subfunción 30 de 66)

Además, puede especificar explícitamente qué nivel de autorización tiene uno u otro documento. Los usuarios que están por debajo de este nivel de autorización no verán el documento.


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Red y trabajo en equipo (Subfunción 31 de 66)

La creación de redes y el trabajo en equipo facilitan el trabajo con documentos e información centralmente almacenados.

Incluso asignar y controlar tareas a otros usuarios de documentos se realiza en segundos.

Al hacerlo, el control de red asegura constantemente que, p. Los usuarios de la red solo pueden ver los documentos y la información a los que se les ha autorizado acceder, y los documentos no pueden abrirse simultáneamente para su procesamiento con el fin de evitar datos inconsistentes.

Las herramientas y herramientas integrales para el trabajo en equipo en toda la red combinadas con el historial de tareas automático y las herramientas de mensajería integradas en las bases de datos de PaperOffice crean flujos de trabajo perfectos y brindan lo último en seguridad y visibilidad.


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Almacenamiento de datos (Subfunción 32 de 66)

Todas las carpetas y subcarpetas que contienen sus documentos se almacenan localmente en la base de datos mySQL directamente en su computador.

El almacenamiento de datos mySQL se utiliza para la creación de bases de datos y ofrece el máximo de lo que PaperOffice tiene para ofrecer con su rendimiento, capacidades y características exclusivas. No solo todos los archivos almacenados en PaperOffice cifrado directamente a nivel binario directamente en la base de datos mySQL; no se necesita ningún directorio de archivos de Windows. Gracias a la tecnología patentada Stealth & Secure, no hay archivos visibles o que se puedan encontrar en el directorio de archivos, pero se almacenan con un AES -1024bit encryption asegurado directamente en la base de datos mySQL.

La base de datos mySQL puede residir en su PC local, red o unidad NAS. Además, el almacenamiento de datos mySQL usa control de versiones de auditoría, lo que garantiza un almacenamiento legalmente compatible y con cumplimiento legal al más alto nivel.


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Gestor de base de datos mySQL (Subfunción 33 de 66)

El administrador de la base de datos de PaperOffice configura completamente automáticamente la base de datos mySQL para su uso con PaperOffice, realiza los ajustes de sistema necesarios y crea todas las tablas e índices necesarios para el funcionamiento de mySQL.

Esta configuración única de mySQL es necesaria para habilitar el módulo Stealth & Secure, el módulo de almacenamiento de datos auditable, el módulo de control de versiones y el cifrado AES1024 del módulo de cifrado.


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Búsqueda rápida (Subfunción 34 de 66)

La búsqueda de palabras clave en vivo funciona como un motor de búsqueda, con el que puede encontrar rápidamente todos sus documentos y archivos almacenados en PaperOffice.

Al hacerlo, la búsqueda de palabras clave en tiempo real no difiere del medio de origen original, pero busca algoritmos de alto rendimiento para toda la información disponible en tiempo real, independientemente de si se trata de p. ej. es un documento en papel, documento PDF, archivo de oficina o foto digital. Incluso se buscan las notas almacenadas, las tareas y los nombres de las carpetas.


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Versiones a prueba de revisiones (Subfunción 35 de 66)

La versión a prueba de revisión garantiza legal y de acuerdo a la ley que el documento original, que se guardó en PaperOffice, no se puede cambiar y siempre está disponible.

Una vez que se modifica un documento, se crea una instantánea y se versiona automáticamente. Luego puede guardar notas para esta versión y saltar a versiones en cualquier momento, como en una máquina del tiempo.

El documento original siempre permanecerá intacto como versión 1.0 y no se puede cambiar incluso con ayudas técnicas.


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Visualización de los datos de usuario (Subfunción 36 de 66)

En la búsqueda de resultados se muestran directamente, quien cambió la carpeta de documentos de la última vez y a qué fecha.


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Barra de búsqueda inteligente (Subfunción 37 de 66)

¿Alguna vez has buscado desesperadamente un documento en tu computadora? ¿Molesto por una función de búsqueda oculta y / o inútil que apenas ofrece opciones de filtrado? ¿O tiene que ingresar caracteres especiales una y otra vez para realizar una búsqueda extensa?

Entonces, ya sabe por su propia experiencia lo importante que es una búsqueda inteligente y una función de búsqueda efectiva para los sistemas de administración de documentos.


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Paquetes de actualización y soporte (USP) (Subfunción 38 de 66)

Das Update & Support Paket stellt nicht nur sicher, dass Sie jederzeit das neueste und beste PaperOffice-Release nutzen, sondern gibt Ihnen auch durch umfangreiche erstklassige Supportleistungen das gute Gefühl in sicheren Händen zu sein und einen ganz persönlichen Ansprechpartner an der Seite zu haben.


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Estructuras de documentos y carpetas probadas y perfectas (Subfunción 39 de 66)

Nuestros expertos en PaperOffice analizan y planifican junto con usted cómo integrar de manera óptima su solución industrial en su flujo de trabajo actual y flujo de empleados.

Al utilizar PaperOffice, su infraestructura actual y su método de trabajo actual se optimizarán al máximo y todos los recursos se usarán de manera eficiente.


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Gestión de documentos a medida y de alto rendimiento (Subfunción 40 de 66)

Todas las estaciones de trabajo están equipadas de manera óptima con PaperOffice, lista para una operación productiva de inmediato y todas las medidas y ajustes necesarios, tales como la creación de usuarios con acceso correcto según sus especificaciones individuales, son realizados por nuestros expertos para que usted pueda concentrarse completamente en el uso de PaperOffice.


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Formularios de inscripción individuales y especialmente adaptados (Subfunción 41 de 66)

Para una integración perfecta en sus procesos de trabajo, los formularios personalizados se crean sobre la base de procedimientos probados en el campo e integrados directamente en PaperOffice.

Al almacenar y almacenar directamente los datos de adquisición en el grupo de información y documentos, su método de trabajo se optimiza al máximo.


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Adaptación y optimización global basadas en sus datos de planificación (Subfunción 42 de 66)

Todas las especificaciones del programa requeridas se configuran directamente y específicamente para usted y ya están preconfiguradas. Esto incluye la adición de campos personalizados personalizados y requeridos para la captura individual de datos específicos, así como la modificación o adición de colores o símbolos de documentos ya utilizados.


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Vista preliminar del documento (Subfunción 43 de 66)

La vista previa del documento es el elemento central, que siempre presenta una vista previa completa del documento seleccionado actualmente.

Al hacer clic en cada página, se muestra como una gran imagen de vista previa.

Además, a la derecha de la vista previa del documento hay varias posibilidades que ofrece OCR o p. ej. llame al control de versiones del documento.


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Capture documentos existentes y optimización de documentos (Subfunción 44 de 66)

Los documentos existentes pueden importarse total o parcialmente en su PaperOffice, etiquetarse y categorizarse como se desee.

Incluso sus propias páginas de portada para sus documentos pueden imprimirse mediante la creación integrada del Código QR de PaperOffice de acuerdo con su solicitud y pueden publicarse para su uso posterior.


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Documentos virtuales (Contactos | Direcciones) (Subfunción 45 de 66)

Los documentos virtuales pueden vincularse a contactos o direcciones para su posterior filtrado directamente desde la Gestión de contactos.

¿A qué cliente tiene qué documentos?

Simplemente vaya a la administración de contactos y seleccione el contacto para ver todos los documentos asociados con el contacto.

Además, los comentarios individuales se pueden depositar en cada documento vinculado. Junto con OutlookLiveConnect, incluso los contactos existentes de Outlook pueden vincularse.


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WorkBench (Subfunción 46 de 66)

Permite la edición directa de documentos ya almacenados en PaperOffice o en formato electrónico sin el software requerido.

Esto le permite cambiar el orden de las páginas del documento, vincular varios documentos y crear documentos nuevos a partir de páginas individuales de documentos existentes.

Además, el documento se puede guardar o versionar, imprimir, enviar por correo electrónico, enviar por fax o exportar a PDF en segundos como un documento nuevo.

Las páginas de diferentes documentos se pueden unir fácilmente entre sí.


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Vista del calendario (Subfunción 47 de 66)

La vista del calendario de PaperOffice muestran los documentos y eventos importantes relacionados con la fecha de un vistazo.

Puede vincular cualquier cantidad de documentos a eventos, que luego aparecen directamente en la cita y en la administración de seguimiento.

También admite configuración de filtros, finalización de tareas y tareas, palabras clave y estado.


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Administración de contactos y direcciones (Subfunción 48 de 66)

Con la administración de direcciones y contactos habilitada para red incorporada, puede asociar contactos con sus documentos.

Por ejemplo ver todos los documentos que ya se han vinculado a una persona específica y obtenga acceso a información de contacto importante en la lista de documentos.

O cuando se llama a una factura entrante, el contacto vinculado se puede mostrar automáticamente y todos los demás documentos disponibles para este contacto.


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Elementos de menú a través del icono de bandeja (Subfunción 49 de 66)

¿Le gustaría escanear, importar, tomar una captura de pantalla o archivar un sitio web rápidamente? No hay problema, con un solo clic con el botón derecho del mouse, las funciones principales están a un clic de distancia.


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Copia de seguridad de datos (Subfunción 50 de 66)

Siempre es molesto cuando se pierden datos. Ya sea solo una cuestión de documentos individuales o una pérdida de datos en una escala mayor. En caso de que necesite hacer un poco más de provisión y ejecutar una copia de seguridad regular de su base de datos.

Con las funciones avanzadas de copia de seguridad de la solución de archivo PaperOffice, puede realizar automáticamente una copia de seguridad y restaurar sus datos según sea necesario.


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ImportConnect (Subfunción 53 de 66)

Con ImportConnect le puede importar rápida y segura almacenes de datos externos en la base de datos PaperOffice.

Diversas fuentes de importación están disponibles, que están en constante expansión.

Usted organizar hasta el momento todos los documentos en muchos directorios o algún otro software? ImportConnect le ayuda a leer grandes volúmenes de datos de forma automática. Gracias a la IntelliMode todos los datos que ya se verifican durante el proceso de importación para la consistencia y validez.

Además, puede, por ejemplo, importar la estructura del directorio de su sistema de archivos solo o con sus documentos.

Para iniciar el importador masivo, primero seleccione la carpeta donde desea importar uno u otro y haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual. Luego, seleccione "Importar a granel en esta carpeta"


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MassExport (Subfunción 54 de 66)

Para exportar automáticamente archivos o documentos de PaperOffice, puede usar the MassExport de PaperOffice.

Para que pueda exportar todos los documentos disponibles sin cifrar como un archivo original con la estructura de exportación y carpeta masiva de 1 clic en el sistema de archivos.


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Lista de carpetas (Subfunción 55 de 66)

La gestión de carpetas permite crear estructuras de carpetas individuales con carpetas superiores e inferiores.

Estas diversas carpetas pueden marcarse visualmente, una nota puede depositarse, conectarse con contactos o proporcionarse con niveles de lanzamiento.

Para las versiones habilitadas para red, se usan diferentes estructuras de carpetas para un entorno de trabajo aún más personalizado.


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SmartSpell reconocimiento de texto (Subfunción 56 de 66)

La herramienta de reconocimiento de texto SmartSpell más exclusiva del mundo extrae el texto de casi cualquier archivo o documento en papel y crea un catálogo de búsqueda de texto completo.

Extensos diccionarios específicos de sectores de diferentes áreas como medicina, derecho, negocios e industria aseguran este reconocimiento de texto perfecto. SmartSpell admite más de 160 idiomas y, por supuesto, todos los juegos de caracteres especiales desde cirílico a japonés y árabe.


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Carpeta de documentos (Subfunción 57 de 66)

Varios documentos que pertenecen a una transacción comercial, como por motivos fiscales, se pueden conectar a una carpeta de documentos. De modo que todos los requisitos del GoBD alemán, anteriormente GdpdU, se cumplen. Estos documentos todavía se almacenan individualmente en PaperOffice, pero están interrelacionados.

Esto le permite enviar esta carpeta de documentos, ya sea digitalmente o en papel, con la información del proceso y la firma requerida, a petición del revisor.


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SmartSpell corrección de texto (Subfunción 58 de 66)

La corrección de texto SmartSpell inteligente aprende automáticamente los términos no reconocidos después de cada reconocimiento de texto y los agrega a su diccionario personal.

Puede elegir entre estas sugerencias o agregar sus propias palabras específicas.

Después de este proceso de aprendizaje, SmartSpell corregirá automáticamente todos los demás identificadores de texto en función de sus especificaciones.


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Administrar el diccionario SmartSpell (Subfunción 59 de 66)

La corrección de texto SmartSpell inteligente aprende términos no reconocidos después de cada reconocimiento de texto y los agrega a su diccionario personal.

La administración enumera las palabras reconocidas, así como los términos marcados para el reemplazo. También puede corregirlo después o agregar sus propias palabras específicas.


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Administración de notas y tareas (Subfunción 60 de 66)

Las anotaciones y las etiquetas se pueden colocar directamente en sus documentos y archivos.

Además, puede asignar tareas y horarios a las notas.

Las tareas sin terminar o ya completadas se pueden grabar con claridad.


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Gestión de contraseñas PasswordSafe (Subfunción 61 de 66)

El administrador de contraseñas integrado en PaperOffice administra todas las contraseñas almacenadas por usted de una manera altamente segura y encriptada. Puede buscarlos y también se puede depositar una categoría.

Agregue una fecha de vencimiento adicional para garantizar la seguridad de sus contraseñas desde el exterior.


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Administración del estado del documento (Subfunción 62 de 66)

Los documentos se pueden etiquetar con estados de estado, entre los que se encuentran u.a. puede ser filtrado.

Opcionalmente, establezca el estado que tiene el documento y asígnele un color en Gestión de documentos. El estado del documento se resalta en la lista de documentos.


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Administración del tipo de documento (Subfunción 63 de 66)

¿Desea definir sus propios tipos de documento, como invitación, oferta, nota de entrega, para su propia investigación?

No hay problema, con la administración de tipo de documento integrada de PaperOffice, usted no solo puede establecer sus propios tipos de documentos y asignarlos, sino también controlar los campos personalizados por tipo de documento.


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Administración de palabras clave (Subfunción 64 de 66)

Esto le da la oportunidad de crear sus propios campos individuales y utilizarlos en documentos virtuales.

Es necesario el campo de entrada con el "número de cliente"? Con un solo clic del ratón se encuentran disponibles para usted.

También en la búsqueda avanzada y una lista de carpetas con documentos. Para los campos se pueden asignar a los tipos de campos e incluso por defecto.

Los campos personalizados pueden mostrarse para tipos de documentos explícitos o para todos.


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Gestión de los originales de almacenamiento (Subfunción 65 de 66)

Aquí puede predefinir dónde se almacenan los documentos originales y originales, que se almacenan en PaperOffice.

Estos lugares de almacenamiento predefinidos están disponibles en cada documento, en las propiedades del documento y etiquetado a través de una selección rápida.

La administración del almacenamiento de los originales suministrados por la ayuda en la búsqueda de sus archivos importantes, informes o certificados en el original en un corto período de tiempo con unos pocos clics del ratón.

El original escaneado está disponible para una rápida visualización en cualquier momento en PaperOffice, así como el lugar de la original.


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Gestión de campos personalizados (Subfunción 66 de 66)

Esto le da la oportunidad de crear sus propios campos individuales y utilizarlos en documentos virtuales.

Es necesario el campo de entrada con el "número de cliente"? Con un solo clic del ratón se encuentran disponibles para usted.

También en la búsqueda avanzada y una lista de carpetas con documentos. Para los campos se pueden asignar a los tipos de campos e incluso por defecto.

Los campos personalizados pueden mostrarse para tipos de documentos explícitos o para todos.

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