El control de red automático asegura que el mismo documento que está siendo actualmente revisado por otro usuario esté bloqueado para modificaciones adicionales. Aunque todavía se puede abrir el documento y acceder al contenido, los cambios durante el período de apertura no son posibles. Esto evita la duplicación de datos o el descarte de los datos ingresados.

El control de red automático garantiza que cada usuario con su nombre de usuario solo pueda iniciar sesión en la base de datos de PaperOffice una vez. Si el usuario ya inició sesión en la base de datos con su nombre de usuario y no se ha desconectado de forma predeterminada, este mensaje aparece en la PC donde alguien con el mismo nombre de usuario intenta iniciar sesión. Por razones de seguridad, se llama a un bloqueo de cuenta.

En la medida en que un documento es proporcionado por un usuario, p. a través del control o verificación de facturas o debe establecerse una tarea, puede marcar un área en el documento en consecuencia y depositar instrucciones o comentarios de trabajo o completar un documento completo. Tenga en cuenta que este documento está en "Documentos comunes" de lo contrario este documento no será visible para el otro usuario en la red. Para que un usuario marque el documento como completado, debe confirmarlo mediante su certificado de usuario digital en forma de registro de cuenta en PaperOffice. Las opciones de finalización se pueden configurar para uno o más usuarios si varios usuarios necesitan completar el mismo documento. Se considera que un documento está pendiente hasta que se hayan marcado todos los arreglos necesarios como completados.

Defina cuándo se inicia la tarea y cuándo se debe. Al seleccionar y anular la selección de asteriscos, puede establecer la prioridad de su tarea. También puede especificar la hora aproximada, establecer categorías de tareas y establecer el estado de la tarea para determinar cuánto ya ha sido realizado por la tarea programada.

Para trabajar en la red, la estructura de la carpeta se divide en "Mis documentos" (carpetas y documentos que el usuario actual guarda y que no son visibles para la red) y "Documentos comunes" (carpetas y documentos que se pueden ver en toda la red). También puede mover los documentos de "Mis documentos" a "Documentos comunes" para compartirlos con la red y hacerlos visibles.

Los documentos se encuentran automáticamente en modo de edición si aún no están listos y el día hasta que la tarea se debe completar todavía no se ha terminado.
También puede marcar documentos como "en proceso" agregando un estado "en proceso" recibido. También puede ver esto resaltado en la lista de documentos.
También puede usar la "tarea de notas" en el menú principal para enumerar todas las tareas que tienen tareas diferentes, como "Sin terminar, Parte completa, Listo".

Dokumentmappen können komplett aus dem Archiv ausgecheckt und in die eigene Sammelablage verschoben werden, insofern der Benutzer dafür die nötigen Rechte hat. Anschliessend kann die Dokumentmappe als Original an jeden beliebigen Benutzer versendet werden. Ausgecheckte Dokumentmappen befinden sich nicht mehr im Archiv und werden daher solange nicht berücksichtigt bis diese wieder eingecheckt werden. Sie können Dokumentmappen auch an Benutzer versenden, welche aktuell nicht in PaperOffice angemeldet sind.

Sobald eine ausgecheckte Dokumentmappe aus der Sammelablage heraus an einen anderen Benutzer versendet wird, wird dieser Vorgang in dem automatischen Dokumentmappenverlauf festgehalten und visuell als Flussdiagramm dargestellt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Dokumentmappe in Besitz hatte.

Jede versendete Dokumentmappe wird unter dem Punkt „Gesendete Dokumentmappen“ aufgelistet. Dabei kann im Gegensatz zu einer normalen Email jederzeit die Dokumentmappe zurückgeholt und dem Empfänger entzogen werden.