La administración central de usuarios siempre se realiza por base de datos de PaperOffice. Todos los usuarios conectados a esta base de datos se enumeran aquí.

La creación de nuevos usuarios en la base de datos se realiza únicamente creando nuevas cuentas de PaperOffice y conectando esas cuentas (usuarios) a la base de datos existente. Los usuarios no pueden ser agregados desde la administración del usuario. Por lo tanto, PaperOffice se escala en función de las cuentas conectadas a la base de datos.

Para cada creación de cuenta de PaperOffice, el usuario debe ingresar su contraseña individual. Esta contraseña solo puede ser cambiada o vista en la administración del usuario, en el área de grupos de usuarios, por el administrador.

Después de crear nuevas cuentas de PaperOffice, el administrador puede asignar niveles individuales de liberación dentro de la administración de usuarios a los usuarios. Los niveles de liberación se pueden almacenar para acceso a carpetas (en características de carpeta y nivel de liberación) y explícitamente para documentos individuales (características y seguridad). Todos los usuarios que no cumplan con este nivel de liberación no verán la carpeta ni los documentos.

Los derechos de usuario individuales se pueden definir dentro de los grupos, estos grupos solo pueden ser creados y modificados por el administrador.

La imagen de perfil del usuario se puede cambiar fácilmente haciendo clic en la imagen con el botón izquierdo del mouse, seleccionando una nueva imagen y confirmando sus entradas guardando.