El líder de la oficina sin papel

Averigüe lo que es posible con Realify PaperOffice™ DMS
Almacenamiento central de todos documentos se guardarán independientemente del medio de origen desde registros de datos hasta documentos de papel
Lograr el orden a través de categorías, palabras clave, fijar citas y conectarlos con los contactos
Búsqueda rápida y detallada por medio de búsqueda de más pequeños informaciónes a través de aplicación de reconocimiento de texto de todos documentos
Hasta AES 1024bit capacidad de almacenamiento de datos codificado en el PC local, NAS o servidor
La iniciación dura sólo unos pocos minutos

Terminología de un vistazo

Explicación de términos: Analógico a digital
Su sala de archivos o espacio de oficina
Base de datos en Realify PaperOffice™ DMS
Su registro de carpetas
Subcategoría en Realify PaperOffice™ DMS
Su archivador
Archivos en Realify PaperOffice™ DMS
Su cubierta transparente almacenada
Carpetas de documentos en Realify PaperOffice™ DMS
La carpeta
Categoría principal en Realify PaperOffice™ DMS
Sus documentos de papel almacenados
Objetos de las carpetas almazenadas en Realify PaperOffice™ DMS

Salvó juntos lo que también pertenece juntos

Carpetas de documentos
virtuales
Documento en papel escaneados en PDF

Cada documento se almacena por defecto en una carpeta documento separado. (=Carpetas transparentes)

Sólo de esta manera el documento puede ser etiquetado sin cambiar la fuente del original.

Documentos y archivos almacenados se llaman objeto.

En la carpeta de documentos de otros archivos y documentos se pueden insertar, que pertenecen al documento maestro, como

  • Foto digital como imagen JPG
  • Tarjeta como documento Word
  • Informe de transmisión de fax
  • Evidencia de correo certificado
  • Prueba de entrega formato PDF
Tarjeta comercial por correo electrónico como Word Foto digital como imagen JPG

Carpeta - Registro - Documentos

Carpetas son categorías
Carpetas de documentos, que forman parte de la misma operación, se almacenan en la misma subcategoría o cuentan con el mismo número de transacción.
Categoría principal en Realify PaperOffice™ DMS
Nombre de la carpeta de documentos

Vehículo FRS-2400
Subcategoría en Realify PaperOffice™ DMS
ITV y otros documentos
Número de la operación:
RE54321
Carpeta virtual en Realify PaperOffice™ DMS

Archivo de documentos automático

Búsqueda de palabras clave a través de reconocimiento de texto OCR
Los documentos y archivos en carpetas de documentos son objetos. Cada objeto es reconocido de texto OCR para busca palabras clave y se muestran visualmente una imagen de vista previa en la carpeta de documentos a través.
Búsqueda por palabra clave para
Texto reconocido
Estado del vehículo
Nombre de los clientes
dirección de la calle
Número de teléfono
Nombre del vendedor
Vehículo: Año ___ Año de construcción __
Informe
encontrado 3 resultados:
Informe de estado de vehículo
..Informe inmediatamente..
Informe trimestral 2015

Depósito de información adicional

Búsqueda por criterios y filtrar por indexación
Carpetas de documentos virtuales pueden estar provistos de la información y las categorías, de acuerdo a lo que puede ser buscado o filtrada posteriormente específicamente. La identificación visual por el color o símbolo es compatible.
Tipo de carpeta de documentos
Nombre de la carpeta de documentos
Número de la operación Fecha de la operación
Notas depositadas Importe

Flexibilidad a través de la personalización

Integración de sus propios campos de almacenamiento y búsqueda requeridos
Propios campos especialmente requeridos se pueden crear. Estos están integrados en la superficie y luego maximizar la perfección la personalización programa individual. Después de estos campos siempre se pueden buscar y filtrar.
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Accesos directos crean transparencia

Citas, contactos, terminaciones, contraseñas y más
Y mucho más: Carpetas de documentos se pueden colocar en re-presentación, estar vinculados a los contactos y siempre para flujos de trabajo con opciones de ejecución para usuarios específicos.
Proporcionar con contactos y buscar de forma explícita para ellos Lugares de almacenamiento depósito de los documentos originales
Colocar en cita y buscar explícitamente para ello Definir direitos de acesso para cada usuário
Opciones de finalización establecidos para usuarios (flujo de trabajo) Proteja con contraseña

Todo claramente disponible de un vistazo

La interfaz de usuario probada.
Palabra clave y búsqueda avanzada
Vista previa de contenido de FlipView
Menú central de inicio para tareas comunes
Bandeja de recogida para centralizada grabación rápida
Reconocimiento de texto con función de búsqueda
Búsqueda por categoría y otros 8 vistas Lista de carpetas de documentos totalmente personalizable

Carpetas de documentos pueden recibir información adicional

La superficie de la carpeta del documento
Visualización detallada o imagen de previsualización
Objetos ya existentes
Los objetos que están en la carpeta
Enlace a otros objetos
Agregando a través drag & drop
Información, terminaciones, contactos, citas y más
Importación de nuevos objetos

Mi primera carpeta de documentos: Paso 1 de 3

Seleccione "Escanear documentos en papel"
Crear nueva carpeta de documentos y abre ScanConnect

Mi primera carpeta de documentos: paso 2 de 3

Escanear el documento y almacenar la carpeta de documentos
4. Cambiar el nombre del nuevo documento
1. Seleccione su escáner
3. Vista previa del documento escaneado
2. Iniciar el proceso de escaneado
5. Guarde el documento

Mi primera carpeta de documentos: Paso 3 de 3

Terminado! Ahora se muestra carpeta recién creada.
Nombre de la nueva carpeta de documentos
Reconocimiento de texto después de la finalización
Vista previa del documento escaneado
La nueva carpeta de documentos
Nombre del nuevo documento escaneado

Empieza ahora la operación llamada "Organización"

Y de esta manera se obtiene el mejor comienzo:
1. Acepte sus lugares de almacenamiento actuales:
Crear una nueva base de datos (= oficina).
Divida la base de datos en los archivos (=Archivadores).
2. Configure sus archivos, ya que ya existen:
Crea en gestión de categoría principales categorías (=Carpetas)
A continuación, añadir las subcategorías (=Registro de carpetas)
3. Realice los ajustes Realify PaperOffice™ DMS básicos:
Crear para que los posibles tipos de carpetas de documentos (por ejemplo, factura, contrato, ...). Depósito aborda asignar más tarde a las carpetas de documentos. Añadir campos personalizados (como el número de cliente, ...)
4. Comenzar a importar ahora sus documentos:
Utilice para esto comandos rápidos como F5 (carpeta nueva documen y escanear), la impresora virtual, su teléfono móvil, del menú contextual del Explorador de Windows, bandeja de almacenamiento o ExplorerConnect. Consejo: La mayoría de las cosas importantes se puede ya establecida en la Bolsa de diálogo.

La introducción se puede encontrar en cualquier momento bajo "Ayuda> Mostrar Introducción"

Ha completado la Introducción.
Bien hecho!